Μήκος συνοδευτικής επιστολής: 250-400 λέξεις

Μια συνοδευτική επιστολή πρέπει συνήθως να έχει 250 έως 400 λέξεις, να χωράει σε μία σελίδα και να έχει τρεις ή τέσσερις σύντομες παραγράφους. Αυτό είναι αρκετό για να δείξει γιατί ταιριάζεις στη θέση και αρκετά σύντομο ώστε ο υπεύθυνος προσλήψεων να τη διαβάσει σε περίπου ενάμιση λεπτό. Επικόλλησε το κείμενό σου στον δωρεάν μετρητή λέξεων για να ελέγξεις τις λέξεις και τις παραγράφους, και μετά κόψε ή επέκτεινε για να μπεις στο εύρος.

Ορισμένες φόρμες αιτήσεων ορίζουν δικό τους όριο, όπως «μέγιστο 250 λέξεις» ή «2,000 χαρακτήρες». Όταν το κάνουν, αυτό το όριο υπερισχύει κάθε γενικής συμβουλής.

Γιατί το συντομότερο συνήθως δουλεύει καλύτερα

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων συχνά σκανάρουν μια στοίβα αιτήσεων. Μια συνοδευτική επιστολή που χωράει σε μία οθόνη διαβάζεται· μία που φτάνει σε δύο σελίδες συχνά σκανάρεται μόνο στην πρώτη παράγραφο και στο κλείσιμο. Η δουλειά της επιστολής δεν είναι να επαναλάβει το βιογραφικό σου. Είναι να απαντήσει γρήγορα σε τρεις ερωτήσεις:

• Για ποια θέση κάνεις αίτηση, και γιατί αυτή η εταιρεία;
• Ποια είναι η ισχυρότερη απόδειξη ότι μπορείς να την κάνεις;
• Τι γίνεται μετά;

Μπορείς να απαντήσεις και στις τρεις καλά σε περίπου 300 λέξεις.

Με 240 λέξεις το λεπτό, την ταχύτητα ανάγνωσης που χρησιμοποιεί ο μετρητής λέξεων, μια επιστολή 300 λέξεων διαβάζεται σε περίπου 1 λεπτό και 15 δευτερόλεπτα. Μια επιστολή 600 λέξεων θέλει δυόμισι λεπτά, πολλά για να ζητήσεις πριν κάποιος αποφασίσει ότι αξίζεις συνέντευξη.

Ένας προϋπολογισμός λέξεων, παράγραφο προς παράγραφο

Ιδού μια απλή δομή που καταλήγει σε περίπου 300-350 λέξεις:

Παράγραφος	Τι κάνει	Λέξεις
Χαιρετισμός	«Αγαπητή κυρία Ράο,» ή «Αγαπητή ομάδα προσλήψεων,»	3-5
1. Εισαγωγή	Η θέση, πού τη βρήκες, μία γραμμή για το γιατί ταιριάζεις	40-60
2. Αποδείξεις	Ένα ή δύο επιτεύγματα που ταιριάζουν στη δουλειά, με αριθμούς	100-150
3. Γιατί αυτοί	Τι σε τραβά σε αυτή την εταιρεία ή ομάδα, συγκεκριμένα	50-80
4. Κλείσιμο	Διαθεσιμότητα, ευχαριστίες και ένα σαφές επόμενο βήμα	30-50
Υπογραφή	«Με εκτίμηση,» και το όνομά σου	3-5

Η παράγραφος με τις αποδείξεις είναι εκεί όπου αξίζει να ξοδέψεις λέξεις. Το «διαχειρίστηκα τα social media» είναι αδύναμο. Το «αύξησα το Instagram του φοιτητικού φεστιβάλ από 1,200 σε 9,000 ακολούθους σε τέσσερις μήνες» είναι δυνατό, και κοστίζει μόνο λίγες ακόμη λέξεις.

Πόσο μεγάλη πρέπει να είναι η επιστολή σε διαφορετικές περιπτώσεις;

Περίπτωση	Προτεινόμενο μήκος
Σώμα email, όταν η επιστολή είναι το ίδιο το email	150-250 λέξεις
Τυπική συνοδευτική επιστολή επισυναπτόμενη ως PDF	250-400 λέξεις
Ανώτερη θέση, αλλαγή καριέρας ή ακαδημαϊκή θέση	400-600 λέξεις
Online φόρμα με πλαίσιο κειμένου	Ό,τι επιτρέπει το πλαίσιο· έλεγξε τον αριθμό χαρακτήρων
Πρακτική άσκηση ή πρώτη δουλειά	200-300 λέξεις

Για αλλαγή καριέρας, οι επιπλέον λέξεις πηγαίνουν στο να εξηγήσεις την αλλαγή και να δείξεις μεταφερόμενες δεξιότητες. Για ακαδημαϊκές θέσεις, οι επιστολές μπορεί να είναι μεγαλύτερες, επειδή συχνά συνοψίζουν έρευνα και διδασκαλία, οπότε ακολούθησε τις οδηγίες του τμήματος.

Όπου μια φόρμα μετρά χαρακτήρες και όχι λέξεις, ο δωρεάν μετρητής χαρακτήρων δείχνει πόσους έχεις ακόμη καθώς γράφεις.

Πώς να ελέγξεις το μήκος

1. Άνοιξε τον δωρεάν μετρητή λέξεων.
2. Επικόλλησε ολόκληρη την επιστολή, συμπεριλαμβανομένου του χαιρετισμού και της υπογραφής.
3. Διάβασε Λέξεις και Παράγραφοι στην κορυφή. Οι παράγραφοι χωρίζονται στις κενές γραμμές, οπότε ο χαιρετισμός και η υπογραφή σε δικές τους γραμμές μετράνε κι αυτές (περίπου 6 για τη διάταξη παραπάνω). Αν βλέπεις μία ή δύο, η επιστολή σου είναι πιθανώς τοίχος κειμένου· χώρισέ την.
4. Έλεγξε τον Χρόνο ανάγνωσης, που στρογγυλοποιεί σε ολόκληρα λεπτά: 300 λέξεις δείχνουν 1 λεπτό και 400 λέξεις δείχνουν 2 λεπτά. Και τα δύο είναι εντάξει.
5. Κοίταξε τις Πιο χρησιμοποιημένες λέξεις κάτω από το πλαίσιο. Αν το «εγώ» ή η «εμπειρία» εμφανίζεται δέκα φορές, άλλαξε μερικές προτάσεις.

Η επιστολή σου μένει στη συσκευή σου· τίποτα δεν ανεβαίνει ούτε αποθηκεύεται.

Πώς να φέρεις μια μεγάλη πρόχειρη κάτω από 400 λέξεις

Οι περισσότερες πρώτες εκδοχές είναι μακριές. Μερικές περικοπές που σπάνια χάνουν κάτι:

• Κόψε τα εισαγωγικά. Το «γράφω για να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη θέση του» μπορεί να γίνει «θα ήθελα να κάνω αίτηση για τη θέση».
• Μην απαριθμείς το βιογραφικό σου. Διάλεξε το ένα ή δύο επιτεύγματα που ταιριάζουν στην αγγελία και άφησε τα υπόλοιπα στο βιογραφικό.
• Αφαίρεσε τους γενικούς ισχυρισμούς. Το «είμαι σκληρά εργαζόμενος και ομαδικός παίκτης» λέει λιγότερα από ένα συγκεκριμένο παράδειγμα.
• Κόψε το δεύτερο «ευχαριστώ». Μία φορά στο τέλος αρκεί.

Περισσότερες τεχνικές υπάρχουν στο πώς να μειώσεις τον αριθμό λέξεων.

Μία σελίδα, και αποθήκευσέ την ως PDF

Μια επιστολή 300 λέξεων χωράει άνετα σε μία σελίδα A4 ή US Letter, με γραμματοσειρά 11-12 pt και κανονικά περιθώρια. Αν η δική σου ξεχειλίζει σε δεύτερη σελίδα, είναι πολύ μεγάλη ή τα περιθώρια είναι πολύ πλατιά.

Στείλε την ως PDF, εκτός αν ο εργοδότης ζητά αρχείο Word. Ένα PDF φαίνεται το ίδιο σε κάθε συσκευή, οπότε η διάταξη και οι γραμματοσειρές σου δεν αλλάζουν. Οι περισσότεροι επεξεργαστές το κάνουν δωρεάν: στο Microsoft Word χρησιμοποίησε Αρχείο > Αποθήκευση ως και διάλεξε PDF, και στα Google Docs χρησιμοποίησε Αρχείο > Λήψη > Έγγραφο PDF.

Αν έχεις μόνο ένα .docx και δεν έχεις κάποιον επεξεργαστή κοντά, ο μετατροπέας Word σε PDF του EveryApp μετατρέπει αρχεία DOCX, DOC, ODT και RTF σε PDF. Είναι δωρεάν για έγγραφα έως 25 MB, που καλύπτει εύκολα μια συνοδευτική επιστολή. Το έγγραφο διαγράφεται μόλις μετατραπεί, και το PDF διατηρείται για μία ώρα για να το κατεβάσεις.

Ο οδηγός για PDF ή Word για βιογραφικό εξηγεί πότε ταιριάζει κάθε μορφή, και η λίστα ελέγχου για τα έγγραφα αίτησης εργασίας καλύπτει όλα τα υπόλοιπα που μπορεί να χρειαστεί να στείλεις.

Έλεγξε τώρα τη συνοδευτική επιστολή σου

Επικόλλησε την επιστολή σου στον δωρεάν μετρητή λέξεων και στόχευσε 250-400 λέξεις σε τρεις ή τέσσερις παραγράφους. Είναι δωρεάν, λειτουργεί σε κινητό, και το κείμενό σου δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σου.