จดหมายสมัครงานควรยาวแค่ไหน? 250-400 คำ

จดหมายสมัครงานโดยทั่วไปควรมี 250 ถึง 400 คำ พอดี หนึ่งหน้า และมี สามหรือสี่ย่อหน้าสั้น ๆ ซึ่งยาวพอที่จะแสดงให้เห็นว่าคุณเหมาะกับตำแหน่งนั้น และสั้นพอให้ฝ่ายสรรหาบุคลากรอ่านได้ในราวหนึ่งนาทีครึ่ง วางร่างของคุณในเครื่องนับคำฟรี เพื่อตรวจจำนวนคำและย่อหน้า แล้วตัดหรือเพิ่มจนอยู่ในช่วงที่กำหนด

แบบฟอร์มสมัครงานบางแห่งกำหนดจำนวนของตัวเอง เช่น "ไม่เกิน 250 คำ" หรือ "2,000 ตัวอักษร" เมื่อมีข้อกำหนดเช่นนั้น ข้อกำหนดนั้นสำคัญกว่าคำแนะนำทั่วไปเสมอ

ทำไมการเขียนให้สั้นมักได้ผลดีกว่า

ฝ่ายสรรหาบุคลากรมักอ่านใบสมัครจำนวนมากอย่างผ่าน ๆ จดหมายที่พอดีหนึ่งหน้าจอจะได้รับการอ่าน ส่วนจดหมายที่ยาวถึงสองหน้ามักถูกอ่านผ่าน ๆ เฉพาะย่อหน้าแรกและคำลงท้าย หน้าที่ของจดหมายไม่ใช่การเล่าเรซูเม่ของคุณซ้ำ แต่คือการตอบคำถามสามข้อให้เร็ว:

• คุณสมัครงานอะไร และทำไมจึงเลือกบริษัทนี้?
• หลักฐานที่แข็งแกร่งที่สุดว่าคุณทำงานนั้นได้คืออะไร?
• หลังจากนี้จะเกิดอะไรขึ้น?

คุณตอบคำถามทั้งสามได้ดีภายในราว 300 คำ

ที่ความเร็วในการอ่าน 240 คำต่อนาที ซึ่งเป็นความเร็วที่เครื่องนับคำใช้ จดหมายความยาว 300 คำใช้เวลาอ่านประมาณ 1 นาที 15 วินาที จดหมายความยาว 600 คำใช้เวลาสองนาทีครึ่ง ซึ่งเป็นเวลาที่มากเกินไปที่จะขอให้ใครอ่านก่อนที่เขาจะตัดสินว่าคุณควรได้รับการสัมภาษณ์

งบคำแยกตามย่อหน้า

นี่คือโครงสร้างง่าย ๆ ที่ให้ความยาวราว 300-350 คำ:

ย่อหน้า	ทำหน้าที่อะไร	คำ
คำทักทาย	"เรียน คุณราโอ" หรือ "เรียน ทีมสรรหาบุคลากร"	3-5
1. เปิดเรื่อง	ตำแหน่งงาน ที่คุณเห็นประกาศ และหนึ่งบรรทัดว่าทำไมคุณเหมาะสม	40-60
2. หลักฐาน	ผลงานหนึ่งหรือสองอย่างที่ตรงกับงาน พร้อมตัวเลข	100-150
3. ทำไมต้องบริษัทนี้	สิ่งที่ดึงดูดคุณให้มาที่บริษัทหรือทีมนี้โดยเฉพาะ	50-80
4. ปิดท้าย	เวลาที่คุณว่าง คำขอบคุณ และขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน	30-50
คำลงท้าย	"ขอแสดงความนับถือ" และชื่อของคุณ	3-5

ย่อหน้าหลักฐานคือจุดที่คุ้มค่าที่จะใช้คำ "ดูแลโซเชียลมีเดีย" เป็นประโยคที่อ่อน ส่วน "เพิ่มผู้ติดตาม อินสตาแกรม ของงานเทศกาลวิทยาลัยจาก 1,200 เป็น 9,000 คนภายในสี่เดือน" เป็นประโยคที่แข็งแกร่ง และต้องใช้คำเพิ่มเพียงไม่กี่คำเท่านั้น

จดหมายสมัครงานควรยาวแค่ไหนในสถานการณ์ต่าง ๆ

สถานการณ์	ความยาวที่แนะนำ
เนื้อความอีเมลเมื่อจดหมายสมัครงานคืออีเมลนั้นเอง	150-250 คำ
จดหมายสมัครงานมาตรฐานแนบเป็น PDF	250-400 คำ
ตำแหน่งอาวุโส การเปลี่ยนสายงาน หรือตำแหน่งวิชาการ	400-600 คำ
แบบฟอร์มออนไลน์ที่มีช่องข้อความ	ตามที่ช่องรองรับ ให้ตรวจจำนวนตัวอักษร
งานฝึกงานหรืองานแรก	200-300 คำ

สำหรับการเปลี่ยนสายงาน คำที่เพิ่มขึ้นควรใช้อธิบายการเปลี่ยนและแสดงทักษะที่นำไปใช้ต่อได้ สำหรับตำแหน่งวิชาการ จดหมายอาจยาวกว่าได้ เพราะมักต้องสรุปงานวิจัยและการสอน จึงควรทำตามคำแนะนำของภาควิชา

หากแบบฟอร์มนับเป็นตัวอักษรแทนคำ เครื่องนับตัวอักษรฟรี จะแสดงจำนวนที่เหลือขณะที่คุณพิมพ์

วิธีตรวจความยาว

1. เปิดเครื่องนับคำฟรี
2. วางจดหมายทั้งฉบับ รวมถึงคำทักทายและคำลงท้าย
3. อ่าน คำ และ ย่อหน้า ที่ด้านบน ระบบแบ่งย่อหน้าตามบรรทัดว่าง ดังนั้นคำทักทายและคำลงท้ายที่อยู่บรรทัดของตัวเองก็นับด้วย (ประมาณ 6 ย่อหน้าสำหรับโครงร่างด้านบน) หากเห็นเพียงหนึ่งหรือสองย่อหน้า จดหมายของคุณน่าจะเป็นข้อความก้อนใหญ่ ให้แบ่งให้ย่อยลง
4. ตรวจ เวลาในการอ่าน ซึ่งปัดเป็นนาทีเต็ม: 300 คำแสดง 1 นาที และ 400 คำแสดง 2 นาที ทั้งสองค่าใช้ได้
5. ดู คำที่ใช้บ่อยที่สุด ใต้กล่องข้อความ หากคำว่า "I" หรือ "experience" ปรากฏสิบครั้ง ให้เปลี่ยนประโยคบางประโยค

จดหมายของคุณอยู่บนอุปกรณ์ของคุณเท่านั้น ไม่มีการอัปโหลดหรือบันทึกใด ๆ

ทำให้ร่างยาวเกินไปเหลือไม่เกิน 400 คำ

ร่างแรกส่วนใหญ่มักยาวเกินไป การตัดต่อไปนี้แทบไม่ทำให้เสียเนื้อหา:

• ตัดคำเกริ่นนำ เช่น "I am writing to express my interest in the position of" ให้เหลือ "I'd like to apply for the"
• อย่าลอกเรซูเม่ลงไป เลือกหนึ่งหรือสองผลงานที่ตรงกับประกาศงาน แล้วปล่อยส่วนที่เหลือไว้ในเรซูเม่
• ตัดข้อกล่าวอ้างทั่วไป ประโยคอย่าง "ฉันเป็นคนขยันและเป็นผู้เล่นทีมที่ดี" มีสาระน้อยกว่าตัวอย่างรูปธรรมเพียงหนึ่งตัวอย่าง
• ตัดคำขอบคุณครั้งที่สอง ขอบคุณหนึ่งครั้งตอนท้ายก็เพียงพอ

เทคนิคเพิ่มเติมอยู่ในวิธีลดจำนวนคำ

หนึ่งหน้า และบันทึกเป็น PDF

จดหมายความยาว 300 คำพอดีหนึ่งหน้า A4 หรือ US Letter ที่ขนาดตัวอักษร 11-12 pt และขอบปกติ หากจดหมายของคุณล้นไปหน้าที่สอง แสดงว่ายาวเกินไปหรือขอบกว้างเกินไป

ควรส่งเป็น PDF เว้นแต่นายจ้างขอไฟล์ Word เพราะ PDF แสดงผลเหมือนกันบนทุกอุปกรณ์ เค้าโครงและฟอนต์ของคุณจึงไม่เปลี่ยนไป โปรแกรมแก้ไขส่วนใหญ่ทำได้ฟรี: ใน ไมโครซอฟต์ เวิร์ด ใช้ ไฟล์ > บันทึกเป็น แล้วเลือก PDF ส่วนใน กูเกิลด็อกส์ ใช้ ไฟล์ > ดาวน์โหลด > เอกสาร PDF

หากคุณมีเพียงไฟล์ .docx และไม่มีโปรแกรมแก้ไขตัวแปลงไฟล์ Word เป็น PDF ของ EveryApp จะแปลงไฟล์ DOCX, DOC, ODT และ RTF เป็น PDF ได้ ใช้ฟรีสำหรับเอกสารไม่เกิน 25 MB ซึ่งครอบคลุมจดหมายสมัครงานได้สบาย เอกสารจะถูกลบเมื่อแปลงเสร็จ และไฟล์ PDF จะเก็บไว้หนึ่งชั่วโมงให้คุณดาวน์โหลด

คู่มือPDF กับ Word สำหรับเรซูเม่ อธิบายว่าแต่ละรูปแบบเหมาะเมื่อใด และเช็กลิสต์เอกสารสมัครงาน ครอบคลุมทุกอย่างที่คุณอาจต้องส่ง

ตรวจจดหมายสมัครงานของคุณตอนนี้

วางจดหมายของคุณในเครื่องนับคำฟรี และตั้งเป้าไว้ที่ 250-400 คำใน 3-4 ย่อหน้า ใช้ฟรี ใช้บนโทรศัพท์ได้ และข้อความของคุณไม่ออกจากอุปกรณ์ของคุณ